7 Tugas Wedding Organizer untuk Wujudkan Wedding Impianmu

Pernikahan adalah salah satu momen paling bersejarah dalam kehidupan setiap pasangan. Ada banyak hal yang tentunya harus dipersiapkan agar pernikahan dapat berlangsung tanpa hambatan.

Nah, di balik kilauan dan megahnya tempat yang menjadi saksi hari bahagia itu, ada proses panjang yang memerlukan perencanaan teliti dan persiapan yang matang. Saat itulah peran penting wedding organizer muncul untuk mewujudkan detil-detil wedding impianmu.

Apa Itu Wedding Organizer?

Wedding organizer atau WO adalah seorang atau kelompok profesional yang bertanggung jawab untuk mengelola seluruh aspek dalam sebuah acara pernikahan.

Tanggung jawab utama mereka adalah memastikan semua agenda pada hari-H pernikahan mulai dari awal hingga akhir acara berjalan dengan lancar.

Tugas Wedding Organizer dalam Persiapan Pernikahan

Untuk kalian para pasangan yang hendak ke jenjang pernikahan dan belum mengetahui banyak tentang seluk-beluk dunia pernikahan, yuk, scroll terus ke bawah untuk mengetahui tugas wedding organizer secara lebih mendalam.

1. Merencanakan Tema dan Konsep Pernikahan

Salah satu tugas utama seorang wedding organizer (WO) adalah memahami visi dan misi dari pasangan pengantin. Setiap pasangan tentu memiliki impian dan ekspektasi tertentu tentang bagaimana pernikahan mereka akan berlangsung.

Umumnya, WO profesional memiliki beberapa pilihan paket untuk ditawarkan kepada klien. Paket tersebut biasanya sudah termasuk konsep acara yang akan digunakan, seperti adat atau modern.

WO yang sudah memiliki jam terbang tinggi biasanya juga memberikan gambaran pada klien tentang kekurangan dan kelebihan dari konsep yang telah dipilih oleh klien.

2. Menyiapkan Susunan Acara

Setelah memahami visi, misi, dan konsep acara yang diinginkan oleh klien, tugas berikutnya adalah menyusun rencana acara secara rinci mulai dari pembukaan hingga penutup. Hal ini termasuk menentukan tanggal pernikahan, lokasi perayaan, hingga gaya acara.

Seorang WO juga harus menentukan jadwal, memilih vendor-vendor terpercaya, dan mengoordinasikan segala hal mulai dari dekorasi venue hingga hiburan.

Selain itu, WO juga akan menanyakan bantuan di acara pernikahan seperti bridesmaid dan penerima tamu. Selanjutnya susunan acara akan diajukan kepada klien. Jika klien memiliki keinginan lain, klien bisa mengajukannya kepada WO.

3. Berkoordinasi dengan Vendor

Tugas wedding organizer berikutnya adalah sebagai penghubung antara pasangan pengantin dan berbagai vendor yang terlibat dalam pernikahan. Mulai dari fotografer, catering, perias pengantin, hingga band musik.

Umumnya WO sudah bekerja sama dengan bebagai vendor sehingga kamu tak perlu repot mencari vendor terpisah. Namun, kamu juga bisa menggunakan vendor pilihan sendiri.

Klien perlu menyusun daftar vendor yang hendak dipesan dan memberikannya kepada tim WO. Selanjutnya WO harus memastikan bahwa semua pihak bekerja bersama secara harmonis untuk menciptakan momen pernikahan yang tak terlupakan.

4. Menyusun Rincian Anggaran

Mengatur anggaran pernikahan adalah tugas weding organizer yang paling krusial. Mereka harus membantu pasangan pengantin untuk membuat anggaran pernikahan yang realistis dan mencari cara untuk mengoptimalkan pengeluaran.

WO tentu akan mempertimbangkan anggaran yang dimiliki oleh pasangan untuk tema dan konsep pernikahan yang diingkan. Mereka juga harus mengalokasikan dana dengan bijaksana untuk berbagai aspek pernikahan tanpa mengorbankan kualitas acara.

5. Menentukan Lokasi Pernikahan

Berdasarkan tema dan konsep pernikahan yang telah ditentukan dan rincian anggaran yang telah disepakati bersama oleh klien, tugas wedding organizer berikutnya adalah memastikan venue acara pernikahan dapat memenuhi keinginan klien.

WO akan membantu pasangan pengantin memilih lokasi pernikahan paling sesuai dan memberikan suasana yang tepat. Hal ini termasuk harga sewa dan ketersediaan tempat di tanggal yang sudah ditentukan.

Tidak hanya itu, WO juga akan membantu dalam pemilihan dekorasi yang tepat untuk menciptakan atmosfer yang diinginkan. Selanjutnya WO akan berkoordinasi kepada semua vendor agar turut melakukan survei lokasi pernikahan.

6. Mengatur Jalannya Acara Pernikahan

Pada hari H pernikahan, WO harus memastikan bahwa acara pernikahan berjalan dengan sempurna. Mereka juga harus berada di lokasi pernikahan lebih awal, menjadi timekeeper, melakukan persiapan akhir sesuai dengan pembagian tugas tiap anggota WO, dan melaksanakan acara sesuai dengan rundown.

Selain itu, WO juga bertanggung jawab untuk menjaga keselamatan dan kenyamanan para tamu. Mereka harus memastikan bahwa lokasi acara mematuhi segala protokol keamanan dan menyediakan fasilitas yang nyaman bagi para tamu.

7. Menyelesaikan Tugas Setelah Acara Pernikahan

Tugas wedding organizer terakhir adalah bertanggung jawab menyimpan dan mengirimkan hantaran, kado, dan mahar milik pengantin hingga ke kediaman mereka. Selain itu, WO juga harus dapat menjamin keamanan kotak amplop yang digunakan selama acara.

Setelah acara selesai, WO harus menyusun dan memberikan laporan akhir acara kepada pasangan pengantin. Laporan ini mencakup rincian tentang semua kegiatan dan pengeluaran selama pernikahan.

Fungsi pembuatan laporan ini adalah sebagai bukti bagi pasangan untuk mengetahui bagaimana realisasi rencana pernikahan serta mengevaluasi momen berharga mereka.

Pernikahan yang sempurna tentu membutuhkan dedikasi dan kerja keras dalam menangani segala detil. Oleh karena itu, seorang wedding organizer bertugas sebagai pilar yang kuat untuk memastikan pernikahan berjalan mulus dan sesuai dengan visi pengantin.

Keahlian dan dukungan yang diberikan oleh WO tidak hanya membuat pernikahan berjalan lancar, tetapi juga memberikan kenangan yang indah dan tak terlupakan bagi pasangan dan para tamu.